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在越来越多企业、小型工作室开始采用Google Workspace作为工作平台工具后,Google分享8个使用秘诀,让工作效率可以大幅提升。
1. 改变时间运用方式
透过Google日历的「颜色标签」功能,即可更容易了解个人工作时间运用情况。
只要选择活动的颜色标签,并且为其命名,日历就会提供「时间深入分析」,让你了解自己在这个活动上 (例如策略会议或员工会议)所花费的时间,这样就能更平衡地分配时间,兼顾各项活动,顺利达成目标。
2. 设定工作时间和地点
混合办公常常导致埋首工作而忘了时间,如要掌握自己的工作时间,其中一种做法是将其标示于Google日历上。
如果有人想在办公时间 (例如上午9点至下午5点)之外安排会议,他们就会收到提醒。
由于「工作场所」不再仅限于办公室,你也可以设定「工作地点」,明确标记在办公室的时间,就能让团队成员更容易安排与你的实体会议。
3. 预留预约时段
如果想预留同事跟自己开会的时间,请使用日历的「预约时段」功能。这个功能与设定「不在办公室」的通知类似,只要在建立新活动时选取「预约时段」,就能保留时间让他人预约。
另外,亦可建立网页版日历分享页面,方便其他人安排会议时间。相反地,如果是针对外部人员,则可以使用「预约时间表」,透过预约页面分享自己有空的时间,简化电子邮件往返的过程。
4. 清楚查看工作
繁杂的待办事项总是数不清,启用日历中的「Tasks」功能,即可随时检视并追踪待办事项。
另外,你也可以追踪「逾期工作」,并且在日历中直接自订活动重复的规则,进而确保自己能按规划如期完成每日工作,确保跟上最新进度。
5. 筛选电子邮件,专心处理重要事务
休完长假回到工作冈位上,或是每天一早看到上百封未读取的电子邮件,只要在Gmail中建立规则,将寄达收件匣的电子邮件重新导向,就能管理杂乱的收件匣。
举例来说,若你经常收到大量的电子报,可以设定规则筛选「包含字词:取消订阅」的电子邮件。如此一来,这类邮件就不会让你分心,设定之后还是可以透过搜寻功能进行查找。
另外也可以建立筛选规则,将主管寄来的电子邮件加上星号,提醒自己每天早上优先处理这些讯息。
6. 加快撰写电子邮件的速度
如果每天一早上班及下班前都在处理电子邮件,你需要能够协助你加速撰写电子邮件的工具。
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